Con la parola dematerializzazione si intende un procedimento progressivo atto a incrementare la gestione documentale digitalizzata, sia nelle aziende pubbliche e sia in quelle private, con la conseguente sostituzione della documentazione amministrativa tradizionale in favore del documento elettronico. Una semplificazione dei processi organizzativi, che diventa prioritaria e dove gli esperti del settore come Savino Solution, intervengono sempre più di frequente per supportare il conseguimento di questo processo.
Una serie di dati statistici dimostrano come l’utilizzo di documenti cartacei assorbono maggiore tempo per ogni lavoratore. La contrattualistica dei rapporti con la clientela, gli uffici per le risorse umane, gli ordini, la logistica, sono ambiti che utilizzano molto materiale documentativo, quindi sempre più si fa strada l’esigenza di migliorarne efficienza, gestione e la necessità di diminuire le probabilità di errore derivanti dalle pratiche “analogiche”, quindi, la tecnologia in questo può essere davvero essenziale, con il processo di conservazione sostitutiva permette di gestire i dati in formato digitale in maniera decisamente più agevole.
Semplificazione dei processi organizzativi: Conservazione o Archiviazione Sostitutiva
La conservazione sostitutiva è una vera e propria evoluzione normativa, oltre che tecnologica, infatti, dopo l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, le aziende saranno sempre più spinte a relazionarsi, anche con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa, in maniera “elettronica” e in vista di tale cambiamento epocale gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” sono aumentati.
L’Archiviazione Sostitutiva è un processo che deve essere gestito da esperti competenti sia in ambito giuridico che in ambito informatico, per poter gestire, come normativa richiede, la dematerializzazione della documentazione, nell’ottica di raggiungere l’obiettivo della semplificazione delle esigenze operative.
Una vera e propria scansione dei documenti cartacei, mediante dispositivi ottici, converte i dati cartacei in digitali, velocizzando le operazioni aziendali e favorendo la ricerca delle informazioni grazie all’utilizzo dei metadati, gestiti mediante appositi software e CMS (Content Management System), che rispettano le procedure appositamente regolamentate dalla normativa italiana e da quella europea e che esperti del settore, come Savino Solution, possono praticare in maniera efficace.
Il workflow della Conservazione Sostitutiva
Con l’intento di migliorare l’organizzazione della documentazione elettronica e per conferirne il giusto valore legale e probatorio ecco che l’archiviazione digitale si snocciola in tre principali fasi: il versamento o acquisizione, l’archiviazione e la conservazione o distribuzione.
L’acquisizione o versamento, è la conversione del materiale cartaceo in formato elettronico, mediante l’uso di dispositivi ottici. Successivamente il materiale diventato elettronico viene sottoposto alla verifica dei requisiti tecnici e dei requisiti normativi. Per concludere questa fase è necessario il “rapporto di versamento” stilato e firmato dal responsabile della Conservazione Sostitutiva.
La gestione del documento, avviene mediante un processo di elaborazione avanzato da speciali software gestionali, dedicati appunto all’archiviazione digitale, regolamentata dalle norme previste dal sistema di conservazione. Seguono la firma del responsabile e la marca temporale.
La conservazione sostitutiva o conservazione digitale, conferisce valore legale, civile e fiscale ai documenti digitalizzati e finalmente potranno essere predisposti per la distribuzione, in caso di richieste e ricerche ad hoc.
Oneri e responsabilità per la Conservazione Sostitutiva o Conservazione Digitale
Il responsabile dell’Archiviazione Sostitutiva si fa carico degli oneri e del controllo delle attività inerenti al processo di dematerializzazione, come nel caso di Savino Solution, che si incarica di assumere tali responsabilità, attualmente regolate dall’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”, per favorire sempre più l’innovazione tecnologica, in quanto vero supporto per l’efficienza, l’operatività e la semplificazione dei processi aziendali.
Con questo procedimento la documentazione digitale può davvero essere equiparata a quella cartacea, consentendo di risparmiare sui costi di gestione, della stampa, dello stoccaggio e dell’archiviazione, attività che richiedono risorse economiche, temporali ed enormi spazi da occupare.